IUVENTA / Mládež v akcii / Po skončení projektu

Po skončení projektu

Predloženie záverečnej správy

Príjemca finančného príspevku je povinný predložiť záverečnú správu (ďalej ZS) najneskôr do dvoch mesiacov od ukončenia obdobia oprávnenosti nákladov (od ukončenia projektu). Presný dátum je uvedený v zmluve článok I.2. V zmluve sú ukotvené aj základné pravidlá pre záverečnú správu.

ZS musí byť predložená vo formáte určenom Európskou komisiou. Je potrebné použiť formulár platný pre danú akciu a pre rok, kedy bol projekt schválený. Platné formuláre záverečných správ nájdete na:

ZS treba poslať poštou v origináli s uvedeným číslom projektu na adresu:

IUVENTA – Národná agentúra Mládež v akcii
Búdková 2
811 04 Bratislava 1

 

Štruktúra záverečnej správy alebo čo musí záverečná správa obsahovať

Záverečná správa pozostáva z dvoch častí:

1. Obsahovej

  • Opisuje jednotlivé fázy projektu, jeho skutočnú realizáciu. Dôležitý je detailný opis projektu. Môžete uviesť úspechy a výsledky projektu, ale aj prekážky, ktoré sa počas jeho realizácie vyskytli. Všetky zmeny, ktoré sa udiali počas projektu popíšte a zdôvodnite.
  • ZS musí byť podpísaná oprávnenou osobou t.j. ZS musí byť podpísaná tou istou osobou ako zmluva. Ak došlo k zmene štatutárneho zástupcu, je potrebné k ZS priložiť aj potvrdenie o zmena štatutárneho zástupcu.
  • Súčasťou obsahovej správy musí byť aj detailný rozpis (denných/ mesačných) aktivít projektu a originál prezenčnej listiny s podpismi všetkých účastníkov projektu. V prípade Akcie 2. musí byť doložená správa dobrovoľníka s jeho podpisom.
  • Pri ZS musia byť doložené i vyprodukované materiály ako napríklad: články v novinách, videonahrávky, fotografie, propagačné materiály projektu, plagáty, publikácie...Nezabudnite, že všetky vyprodukované materiály musia obsahovať zmienku, že projekt bol podporený z grantového programu EÚ Mládež v akcii a logá programu
  • Popíšte použitie fixných súm.

 

  2. Finančnej

  • Sumarizuje finančné náklady, ktoré príjemca finančného príspevku skutočne vynaložil na realizáciu projektu.
  • Vyúčtovanie finančného príspevku musí byť vždy v mene EURO.
Je potrebné použiť kurz ECB platný v deň, kedy vznikol výdavok. Archív kurzov je možné nájsť na stránke www.nbs.sk.
  • Súčasťou ZS sú aj účtovné doklady. Povinnosti súvisiace s vyúčtovaním projektu resp. čo treba predložiť Národnej agentúre je uvedené v Prehľade pravidiel financovania podľa príslušného roku a akcie. Prehľad pravidiel financovania nájdete tu .
  • Účtovné doklady sa predkladajú Národnej agentúre v kópii (je potrebné predložiť kópie dokladov v takom stave, aby bolo možné vyhodnotiť jednotlivé náklady) . Národná agentúra si môže v prípade potreby vyžiadať aj originály. Kópie účtovných dokladov musia byť kopírované viditeľne (dátumy, položky, sumy), v opačnom prípade nemôžu byť uznateľné.
  • Jednotkové náklady sa počítajú na základe počtu nocí . Jednotkové náklady a fixné sumy sa nedokladujú, ostávajú vo Vašom účtovníctve.
  • Organizácia alebo NS, ktorej bol pridelený finančný príspevok, je povinná doložiť Národnej agentúre pri vyúčtovaní doklad potvrdzujúci vyplatenie/preplatenie finančných nákladov prislúchajúce Partnerským organizáciám . Napríklad pre Mládežnícke výmeny: náklady na prípravu účastníkov a aktivít, pri EDS náklady spojené s vysielaním/hosťovaním dobrovoľníka...
  • Všetky náklady a účtovné doklady musia spadať do obdobia oprávnenosti nákladov t.j. obdobia trvania projektu (je uvedené v zmluve).
  • Finančné náklady je potrebné rozpísať podľa jednotlivých položiek. Cestovné náklady rozdeľte podľa partnerských skupín. Pre väčšiu prehľadnosť a rýchlejšie uzatvorenie Vašej záverečnej správy Vám odporúčame použiť prílohu k záverečnej správe (detailné vyúčtovanie cestovných nákladov), ktorú si môžete stiahnuť tu
  • Pri presiahnutí rozpočtu nie je možné zvýšiť schválený finančný príspevok.
  • Všetky doklady treba na účely auditu uchovávať 5 rokov po uzatvorení záverečnej správy projektu.

 

Prijatie záverečnej správy Národnou agentúrou

Národná agentúra informuje kontaktnú osobu uvedenú v ZS prostredníctvom e-mailu o prijatí záverečnej správy. Podľa zmluvných pravidiel má Národná agentúra programu EÚ Erasmus+ pre oblasť mládeže a športu 60 dní na posúdenie záverečnej správy a vyplatenie zostatku. V prípade nedostatkov v záverečnej správe sa táto lehota môže predĺžiť. Kontaktná osoba uvedená v záverečnej správe obdrží pripomienky na e-mail.

 

Uzatvorenie záverečnej správy

Po posúdení a uzatvorení ZS bude kontaktná osoba informovaná o predbežnom uzatvorení záverečnej správy aj s konečnou sumou schváleného finančného príspevku. V prípade, že máte doplatok z programu Mládež v akcii, ten bude uhradený na bankový účet uvedený v zmluve. Pokiaľ došlo k zmene účtu , treba o tom informovať NA. V prípade, že máte preplatok do programu Mládež v akcii, ekonomické oddelenie Vás bude informovať oficiálnym listom o čísle účtu, kam treba zvyšné peniaze uhradiť.

Všetky účtovné doklady treba na účely auditu uchovávať 5 rokov po uzatvorení záverečnej správy projektu.

Viac informácii nájdete v Sprievodcovi programom Mládež v akcii

V prípade akýchkoľvek otázok týkajúcich sa záverečnej správy kontaktujte projektových manažérov tímu Záverečné správy.


Partneri

Informačná kancelária Európskeho parlamentu
http://www.europskyparlament.sk

Zástupenie EK na Slovensku
http://ec.europa.eu/slovensko

Zoznam Národných agentúr programu Mládež v akcii
http://ec.europa.eu/youth/youth

Medzinárodná databáza akreditovaných EDS organizácií
http://ec.europa.eu/youth/evs/aod

Registrácia
Plaváreň a sauna

Prenájmy priestorov

Obrázok Európsky portál pre mládež eacea_logo_en ek eve otlas